Cómo ahorrar tiempo y dinero en la firma de contratos

19 de March de 2018

Averigua cómo puedes reducir el tiempo dedicado al proceso completo de firma de un documento y cómo ahorrar costes innecesarios.

A menudo, el proceso de firma entre el proveedor de un servicio y el destinatario puede resultar en un trámite poco ágil que ralentiza los procesos de contratación e impide que el equipo o persona responsable de llevar las contrataciones gaste más tiempo del necesario en un único documento a firmar. 

Al igual que otros muchos procesos administrativos, inicialmente, el proceso de firma de un documento se plantea como un trámite rápido y sencillo: creación del documento, envío por correo electrónico, notificación y firma de los destinatarios, recepción y gestión automatizada.

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Sin embargo, la firma de un documento puede verse ralentizada por diversos motivos: falta de comunicación entre ambas partes al transmitir la fecha de vencimiento y la de emisión, aquellos casos en los que los involucrados se encuentren en diferentes territorios y sea necesario invertir tiempo y dinero extra en envíos del documento por correo certificado o en el caso de que se pierda o traspapele el documento, por ejemplo. 

La mayoría de los procesos de firma de contratos, ya sea entre proveedores, negocios o a clientes finales, suelen resultar en algo así:

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 ¿Cómo puedes conseguir disminuir el tiempo dedicado a cada uno de los contratos?

La clave para ahorrar tiempo y evitar la pérdida de documentos, la expiración de la vigencia de los contratos, los costes innecesarios en envíos terrestres y la prolongación innecesaria del proceso de firma es conseguir unificar el proceso lo máximo posible y mejorar el control existente sobre cada uno de los pasos. 

Sin embargo, hoy en día, la mayoría de estos trámites constituyen procesos semi-digitalizados que dependen de diferentes plataformas y procesos . Vamos a analizar el proceso descrito en la segunda fotografía: 

  1. Se crea digitalmente el documento y se prepara para el envío
  2. A través de correo electrónico, se envía el documento a los diferentes firmantes
  3. El correo electrónico se recibe, pero no es trackeado por el emisor.
  4. El documento pasa a ser reenviado e impreso tantas veces como diferentes ubicaciones haya en el proceso.
  5. Una vez impreso, el documento pendiente de firma se firma manualmente.
  6. El documento se envía por correo ordinario o correo certificado al emisor.
  7. El emisor recibe el documento que pasa a ser gestionado y almacenado físicamente. 

Formas de hacer que la firma de documentos sea un proceso de rápido y menos costoso.

  1. Asegúrate de trackear los correos electrónicos: Al enviar documentos administrativos por correo electrónico, siempre existe la posibilidad de que el e-mail no se abra, pase a la carpeta de SPAM o no pase los filtros fijados por el receptor. Si controlas el seguimiento de tus correos, podrás descubrir si el correo electrónico ha sido abierto, en algunos casos incluso siendo capaz de identificar cuándo fue abierto. También podrás saber si se ha hecho click en algunos de los enlaces del cuerpo de texto, así como si ha realizado la descarga del documento adjunto. 

    De esta manera, si un e-mail no ha sido abierto después de transcurrir un período de tiempo determinado, podrás saberlo para reenviarlo o ponerte en contacto con el destinatario en cuestión. Si además puedes averiguar si el documento ha sido descargado, puedes anticipar cuál es el estado del proceso de firma. 

  2. Incorpora procesos de firma electrónica :  La impresión del documento, así como tener que distribuirlo a diferentes personas para completar el proceso de firma puede acarrear problemas como la pérdida del documento. Al digitalizar el proceso de firma, la persona a la que se dirige el contrato se ahorrará el trámite de imprimir y escanear el documento, solamente teniendo que firmar el documento de manera electrónica. 

  3. Almacena tus documentos digitalmente: Ahorrar la impresión del documento una segunda vez y almacenar tu documentación administrativamente asegura que puedas disponer de ella en todo momento, sin riesgo a pérdidas de las copias y el documento original.

  4. Establece flujos de firma concretos : si varias personas deben firmar el documento, procura organizarlo de manera que sea una cadena. Es decir, si uno de ellos debe firmar antes que otro, establece un calendario o una serie de avisos programados para conseguir que el trámite no se retrase por esperar a alguno de los participantes.
  5. Establece fechas de vencimiento del proceso de firma digital : al establecer límites de manera clara en el asunto o en el momento de enviar el acuerdo, puedes acelerar el proceso de firma y evitar que se posponga innecesariamente. 

Digitalizar por completo los procesos que hasta ahora aún no han sido añadidos al proceso electrónico de firma es la pieza clave para ahorrar gastos de envío, pérdidas de documento y prolongación excesiva en el tiempo de firmas de documentos entre proveedores y clientes.

Al tener la capacidad de controlar en qué estado se encuentra en cada momento nuestro correo electrónico así como poder completar el proceso de firma sin tener que dejar el ordenador o dispositivo móvil, hacen que el proceso de firma pueda pasar a ser cuestión de minutos, y no de días, como estamos acostumbrados a hacer. 

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