Cómo pueden beneficiarse los departamentos de una empresa de la firma digital

12 de December de 2018

 

Siempre hablamos sobre los beneficios que puede aportar la firma digital al departamento de Recursos Humanos de las empresas. Pero esto no es solo así, ya que todos los departamentos de una empresa pueden beneficiarse de una herramienta de digitalización como Docuten y su servicio de firma digital.

A continuación, te mostramos algunos casos prácticos que pueden darse en los distintos departamentos de una organización, en los que es necesaria la firma documental.

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Departamento de Recursos Humanos

En Recursos Humanos, como decíamos, la gestión documental supone una parte inherente al propio departamento, ya que estos son quienes se encargan de la firma de contratos laborales, nóminas, hojas de gastos, evaluaciones, bajas, aumentos o, en general, cualquier cuestión referente a la relación laboral de un trabajador con la empresa, desde el comienzo hasta el fin de esta.

Este volumen de documentos implica un gasto tanto de recursos como de tiempo, que podría evitarse o reducirse enormemente con la firma digital. De esta forma, los trabajadores de RRHH pueden dedicar su labor a desempeñar funciones que aporten valor a la empresa, más que a la gestión de documentos.


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Departamento de ventas

El departamento comercial requiere una comunicación directa con clientes, tanto reales como potenciales. El mayor caso de uso para este departamento se desarrollará en torno a esta comunicación con el cliente. Por ello, emplear un recurso como la firma digital, no solo da imagen de cara al exterior de una empresa que apuesta por la innovación y las nuevas tecnologías, sino que facilita esta comunicación, haciendo más inmediata la firma de contratos u ofertas.

Para estos casos, uno de los tipos de firma más apropiados es la firma biométrica, sobre todo si la operación de venta se realiza presencialmente con el cliente. Esta es la más parecida a la manuscrita en cuanto a la forma de realizarse. En un dispositivo como una tablet o un teléfono móvil, se realiza la firma directamente sobre el documento como si se tratase de papel. De esta forma, tenemos el contrato firmado al instante y en formato digital.

Departamento de marketing

El departamento de marketing suele ser el encargado de la comunicación externa de la empresa. Para este departamento, la firma digital puede agilizar mucho los procesos de aprobación de propuestas de comunicación, que habitualmente deben ser previamente validadas por otros departamentos como el de dirección; contratos de cesión de derechos de imagen, cuando se realiza una comunicación sobre un cliente, etc.

Departamento técnico

El departamento técnico de las empresas habitualmente utiliza material especializado, que debe ser reemplazado de forma más o menos regular. Esta compra supone un desembolso importante para la empresa, ya que se trata normalmente de productos electrónicos, de un alto precio.

Por ello, desde este departamento deben remitir a sus superiores la necesidad de dicho material, a la vez que comunicárselo a los departamentos de compras, o administración, en su defecto. Los ciclos de validación que ofrece nuestra plataforma permiten la remisión del documento al jefe de departamento que, una vez valida dicho documento, este se redirige al departamento encargado de su adquisición.

Departamento administrativo

La gestión de documentos de toda condición resulta una tarea cotidiana para este departamento. Desde solicitudes, autorizaciones o informes hasta reclamaciones, certificados o cualquier tipo de acuerdo, las gestiones del departamento administrativo resultan diarias y ocupan gran parte del tiempo de los trabajadores.

Además, actualmente toda comunicación realizada con las administraciones públicas ha de ser realizada electrónicamente. Lo que implica una obligatoriedad del uso de la firma digital.

Siguiendo esta línea, para este departamento también será de gran utilidad la solución de factura electrónica de Docuten, que no solo es obligatoria para las administraciones públicas, sino que resulta mucho más eficiente que la factura en papel. Evitar pasos del proceso tradicional como el envío por correo ordinario, o la espera a que el destinatario de dicha factura la reciba, implica un ahorro muy elevado en costes y tiempo.

Dirección General

Este departamento es, en última instancia, el que deberá aprobar aquellas decisiones más relevantes que afecten al futuro de la organización. Para este departamento, el tiempo es un factor fundamental, y no deben desaprovecharlo en tareas administrativas y de gestión, como la firma de proyectos, propuestas o contratos, sino en esta toma de decisiones.

Asimismo, los directivos de una compañía siempre deben pensar en la solvencia de su empresa, buscando soluciones eficientes y económicamente rentables, que hagan prosperar a la compañía. Igualmente, un buen directivo debe promover una cultura de la tecnología entre los distintos departamentos de su empresa. Debe ser la persona encargada de dirigir a la compañía hacia este cambio, haciéndola evolucionar en pro de la innovación.

Por ello, la firma digital es una solución que resuelve todas estas cuestiones, desde la rentabilidad económica o el ahorro de tiempo, hasta el inicio de un proceso de digitalización.


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Con nuestras distintas soluciones de firma, Docuten se adapta a las necesidades específicas de cada empresa y cada departamento, ya que nuestra plataforma permite el uso de distintos tipos de tecnologías de firma para cada caso de uso concreto. Con ello, buscamos siempre la comodidad de nuestros clientes, siendo nosotros quienes nos adaptamos a ellos, integrándonos con sus sistemas.

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